ERP-software er et af de mest komplicerede softwaresystemer i en virksomhed, men det er også et af de mest fordelagtige.
Succesfulde ERP-installationer samler en række forbundne teknologier, der gør det muligt for organisationer at strømline og automatisere aktiviteter, hvilket resulterer i en enkelt kilde til sandhed på tværs af virksomheden.
ERP-adoptionsprocessen er plaget af risici såsom unøjagtig datatransmission og mangel på slutbrugeruddannelse. Som følge heraf kræver succesfuld implementering af ERP-systemer tilpasning, grundig planlægning og tværfunktionelt samarbejde.
I denne artikel vil vi se på, hvordan virksomheder effektivt kan undgå de kritiske risici forbundet med softwareinstallationer i stor skala ved at implementere en standardiseret metodologi under ERP-implementeringsplanlægningsprocessen.
Hvad er ERP?
Mens mange mennesker forveksler ERP med blot regnskabssoftware, er det meget mere end debiteringer, krediteringer og journalposter.
Kort sagt er ERP en softwareapplikation, der integrerer (eller forbinder) alle dine forretningsaktiviteter eller transaktioner i en enkelt softwareapplikation. Et enkelt system administrerer alle aspekter af fabriksgulvet, lageret, regnskabsafdelingen, kundeserviceafdelingen eller direktionen.
ERP-systemer (som ofte indeholder "kerne" regnskabssoftware og en hovedbog) integrerer typisk lager- og forsyningskædestyring, ordrebehandling og indkøb, styring af kunderelationer, fremstilling, finansiel rapportering og regnskab mv.
Hvad er ERP-implementering?
Et ERP-system integrerer flere virksomhedsprocesser, såsom økonomi, menneskelige ressourcer, salg og produktion, for at give fordele såsom øget produktivitet og effektivitet. Metoden til at designe, opsætte og implementere et ERP-system kaldes ERP-implementering. Fordi et ERP-system understøtter og automatiserer forskellige opgaver, tager processen ofte et par måneder og er sofistikeret.
For at sikre en vellykket installation skal virksomheden først omhyggeligt analysere sine behov, bestemme, hvordan driften skal omorganiseres, så den passer til systemet, konfigurere ERP-systemet til at understøtte disse processer og derefter teste det korrekt, før det distribueres til brugerne. Korrekt forberedelse og en trinvis implementeringsteknik er afgørende for at afslutte alle disse opgaver til tiden.
Hvad er den bedste implementeringsmetode?
De to mest almindelige strategier er big bang ERP-adoption og trinvis ERP-adoption.
Dit komplette system går online med "big bang" ERP, og alle i vores virksomhed skifter samtidigt. Kort fortalt bringer du alle moduler fra alle afdelinger online på samme tid. Denne metode kan reducere tidsplanen for ERP-implementering, men den kan også skabe mere væsentlige afbrydelser af normal forretningsdrift og lægge en ekstra byrde på personalet.
På den anden side vil en trinvis strategi få ERP-systemet indført gradvist, ofte efter modul eller funktionsområde. Denne implementeringsproces, ofte kendt som "land og ekspander", vil tage længere tid, da elementerne introduceres gradvist over tid. Denne strategi kan hjælpe internt personale med at reducere risiko og angst.
Begge ERP-implementeringstilgange har fordele og ulemper. Dit teknologipartnerteam kan hjælpe dig med at udvikle den optimale implementeringsstrategi til dine specifikke forhold.
Hvad er de seks faser af ERP-implementering?
1. Opdagelse og planlægning
Hvad er den første fase af ERP-implementering helt præcist? Denne fase omfatter systemforskning og udvælgelse, dannelse af et projektteam og specificering af omfattende systemkrav.
Projektteamet vil være ansvarligt for forskellige implementeringsopgaver, såsom at udsende projektplanen og måldatoer, allokere passende ressourcer, træffe produkt- og designbeslutninger og daglig projektledelse.
Et af teamets første mål vil være at få en grundig forståelse af nuværende vanskeligheder, såsom procesineffektivitet og ERP-systemkrav. Antag, at virksomheden allerede har etableret en ERP business case. Det kan have specificeret brede forretningsmæssige bekymringer og implementeringsmål, såsom en hurtigere finansiel lukning, forbedret operationel indsigt eller forberedelse til en børsnotering. Disse kan føre til mere omfattende undersøgelser, herunder dokumentation af nuværende rutiner og koncentreret systemudvikling.
I denne fase kan teamet vælge og købe et ERP-system, når virksomheden får en klar forståelse af sine behov. En kritisk beslutning er, om der skal anvendes en on-premises eller cloud-baseret ERP-løsning. Du køber og installerer hardware og software i din organisations datacenter til en lokal løsning. På den anden side leveres Cloud-baseret ERP ofte som en abonnementstjeneste, der er tilgængelig over internettet, hvilket gør det nemmere at adoptere og kræver mindre intern it-ekspertise.
. Design
Designfasen udvikler et detaljeret design til det nye ERP-system baseret på præcise krav og en forståelse af aktuelle arbejdsgange. Denne fase involverer at skabe nye, mere effektive arbejdsgange og andre forretningsprocesser, der bruger systemet. Brugere bør påvirkes i designfasen, fordi de har den mest detaljerede bevidsthed om aktuelle forretningsprocesser. At involvere dem i designprocessen er også med til at sikre, at de vil acceptere og bruge det nye system.
3. Udvikling
Udviklingsfasen kan begynde, efter at der er fastlagt klare designkriterier. Denne fase indebærer indstilling og om nødvendigt tilpasning af softwaren til at imødekomme de reviderede procedurer. Det kan også indebære etablering af integration med eventuelle andre forretningssystemer i virksomheden, som ERP-systemet ikke vil erstatte. Virksomheden skal installere den nødvendige hardware og software, hvis du bruger et lokalt ERP-system.
Sammen med softwareudvikling bør teamet lave træningsmaterialer for at hjælpe brugerne med at tilpasse sig det nye system. Det skal også begynde at planlægge datamigrering, hvilket kan være kompliceret, da det ofte kræver udtrækning, bearbejdning og indlæsning af data fra adskillige systemer, som hver især kan bruge forskellige formater og indeholde duplikat eller inkonsistent information.
4. Test
Test og udvikling kan finde sted på samme tid. Projektteamet kan for eksempel teste specifikke moduler og funktioner, derefter designe reparationer eller modifikationer afhængigt af resultaterne og teste igen. Alternativt kan den prøve et ERP-modul, mens et andet stadig er under udvikling. Indledende test af softwarens grundlæggende funktioner bør efterfølges af en grundig test af dens komplette muligheder, herunder at give visse medarbejdere mulighed for at teste systemet til alle deres daglige opgaver. Dette trin bør også omfatte test af de overførte data og grundlæggende slutbrugeruddannelse.
5. Implementering
Du har arbejdet hen imod denne fase siden systemets lancering. Vær forberedt på problemer, da der kan være mange bevægelige brikker og nogle forvirrede medarbejdere, på trods af dine bedste forsøg på at forberede dem til overgangen. Projektteamet bør være klar til at besvare forespørgsler, hjælpe brugere med at forstå systemet og stræbe efter at løse eventuelle problemer. Hvis det er nødvendigt, bør din implementeringspartner være i stand til at hjælpe med problemer. Brugere kan have brug for tid til at tilpasse sig systemet og opnå de forventede produktivitetsstigninger.
6. Support og opdateringer
Efter implementering hjælper pleje af dit ERP-projekt med at holde brugerne glade og garanterer, at organisationen opnår de forventede resultater. I denne fase vil projektgruppen stadig være ansvarlig for ERP-system, men dens opmærksomhed vil vende sig til at lytte til brugerfeedback og tilpasse systemet derefter. Efterhånden som nye funktioner introduceres, er yderligere udvikling og opsætning påkrævet. Nye medarbejdere oplæres i systemet.
Hvorfor betyder det noget?
Flere forretningsfunktioner i en virksomhed træffer beslutninger, der påvirker organisationen til enhver tid. ERP muliggør centraliseret styring af alle virksomhedens divisioner og operationer.
ERP er et informationslagerhus og en enkelt kilde til sandhed for organisationen. Det forenkler beslutningstageres liv og lader afdelingsledere stole på data til at træffe kritiske forretningsbeslutninger.
Her er grunde til, hvorfor ERP-implementering er afgørende for din virksomhed.
1. Detaljerede analyser
Fordi ERP er en centraliseret database, giver den også rapporteringsmuligheder. Den registrerer enhver aktivitet hos brugerne og hjælper virksomhedsledere med at træffe beslutninger, der kan forbedre virksomhedens funktionalitet. Oprettelse af rapporter uden ERP kan tage mange dage eller uger. Historiske rapporter hjælper med at kortlægge, hvad virksomheder kan overse i realtidsovervågning. En organisation kan udvikle rapporter for enhver virksomhedsfunktion og gå dybt for at få en dybere forståelse, fra økonomi til lagerstyring.
2. Forøg ROI
Organisationer, der bruger ERP for første gang, kan tro, at det vil være dyrt. Men efter at virksomheden har bevæget sig forbi ærefrygtfasen, vil den se værdi i sine ERP-investeringer. ERP forbinder alle en organisations kritiske applikationer. Medarbejdere kan bruge ERP som en enkelt kilde til sandhed i stedet for at navigere mellem flere apps efter information. Medarbejdere har kun adgang til én applikation, hvilket sænker uddannelsesomkostninger, sparer tid og giver dem mere synlighed.
3. Forbedret medarbejderpræstation
Medarbejdere er ansat til at udføre deres job og udføre deres opgaver. De skal dog udføre administrativt ansvar for at garantere procesoverholdelse og dataintegritet. Det påvirker deres præstationer, fordi det meste af deres tid bruges på administrative opgaver. Det underminerer medarbejdernes moral og hæmmer dem i at udføre deres pligter. Den korrekte ERP-løsning kan hjælpe dig med at automatisere gentagne operationer og give personalet mulighed for at udføre deres job på kortere tid.
Anmod om en demo
Behov for flere oplysninger?
Løsninger
