3PL-fakturering og -fakturering: Hvordan teknologi kan hjælpe

Det kan være udfordrende at håndtere 3PL-fakturering og -fakturering, primært hvis du ikke bruger automatisering. Selvom disse procedurer er komplekse og krævende, kan din evne til at kommunikere effektivt med forbrugerne også afhænge af dem. Faktureringsprocessen bliver mere ligetil for dig i fremtiden, hvis du udfører alle nødvendige opgaver korrekt og inkluderer alle passende debiteringskategorier på fakturaen. Alligevel ville det hjælpe, hvis du typisk havde teknisk support til at vedligeholde alt under ledelse. Derudover kan operationer som fakturering have en væsentlig indflydelse på din virksomheds overordnede succes og image.

Andre faktorer, såsom forskellige aftaler, kan også være problematiske sammen med forskellige faktureringsmuligheder. Sørg for, at intet er unøjagtigt eller forårsager et problem. Mange faktorer skal tages i betragtning, og du skal sikre, at alle opgaver udføres hurtigt og korrekt.

Du har måske brug for et nyttigt digitalt værktøj til at organisere tingene, men hvordan kan du få teknologien til at fungere til din fordel, og hvordan kan den hjælpe din virksomhed? Lad os undersøge hovedkategorierne af regnskabssoftware og værktøjer til tredjeparts logistikudbydere, og hvordan man bruger digitale løsninger til at løse faktureringsproblemer.

Hvad er 3PL?

Hvis du ejer et detailwebsted, er ordreopfyldelse afgørende for din virksomheds drift. Du kan opdage, at det ikke længere er praktisk at behandle kundeordrer internt, efterhånden som din virksomhed ekspanderer.

Tredjepartslogistik kan hjælpe med det. Ved hjælp af 3PL Billing and Invoicing kan en virksomhed outsource operationel logistik, fra lager til distribution, hvilket frigør din tid til at koncentrere dig om andre aspekter af din organisation.

Der er en bred vifte af tjenester, som tredjepartslogistikudbydere tilbyder relateret til logistik i forsyningskæden. Logistik, opbevaring, pluk, pakning, lagerplanlægning, ordrebehandling, forsendelse og logistiktjenester er alle inkluderet.

Udtrykket "tredjepartslogistik" er måske ikke blevet brugt, men i 1970'erne og 1980'erne begyndte virksomheder at outsource deres indgående og udgående logistiske behov til eksterne parter.

Udtrykket "3PL" er blevet almindeligt på grund af udviklingen og udvidelsen af ​​e-handel i 1990'erne og 2000'erne, og 3PL'erne har øget omfanget af deres tilbud. Tredjepartslogistik er det udtryk, der bruges til at beskrive den integrerede forsyningskæde af lagerdrift og transporttjenester.

3PL fakturering behandle

1. Underskrivelse af en aftale. Du skal etablere en faktureringsaftale med kunden, der omfatter alle detaljer, herunder hyppigheden af ​​fakturering, de ydelser, der skal ydes, priser, særlige vilkår og betalingsmuligheder. For information om dine juridiske rettigheder og pligter henvises til afsnit 7 i Uniform Commercial Code. Du kan også slå op på branchestandarder for kontraktvilkår og faktureringsprocedurer fra International Warehouse Logistics Association (IWLA).
2. Dataindsamling til transaktioner. Efter at have gennemført de tjenester, der er skitseret i kontrakten, samler du data om alle handlinger, der er foretaget vedrørende den pågældende klient, såsom tids- og arbejdsrapporter, arbejdsordrer, kvitteringer for køb, ordreudførelsesrapporter, forsyningsrapporter og så videre. Værdiskabende tjenester er bestemt inkluderet, hvis du tilbyder dem.
3. Beregning. Ud fra faktureringsaftalerne bestemmer du, hvilke ydelser der skal faktureres, og hvor meget der skal betales. Nogle tjenester, som f.eks. opbevaring, kan blive faktureret månedligt; andre (såsom valg og pakning) bliver ofte faktureret pr.
4. Skrivning og indsendelse af faktura. Til sidst giver du din kunde en faktura med en liste over alle omkostningerne.

Principal 3PL Fakturering og Fakturering spørgsmål

1. Manglende forbrugersynlighed

– Kunder spørger ofte: "Hvorfor blev vi faktureret for dette?" eller "Nøjagtig hvad er denne regning til?" Kunderne skal forstå, hvad de køber. Du kan ikke i tilstrækkelig grad dekonstruere dine pristilbud, give de nødvendige oplysninger eller endda bekræfte nøjagtigheden af ​​statistikken, hvis din fakturering sker manuelt eller med forældede teknologier. Hvilken vidunderlig verden ville det være, hvis du ikke behøvede at bekræfte og forklare hver linjepost på fakturaen!

2. Usammenhængende oplysninger

– Mange operationer udføres dagligt på lagre. Hvis du ikke har en direkte forbindelse mellem din lagerstyring og faktureringsprocesser til at overvåge og dokumentere hver enkelt aktivitet, er der større sandsynlighed for, at du overser noget. Selvfølgelig er ufakturerede operationer dem, der ikke bliver opdaget. Du vil ikke tabe penge, vel? Nej, da det indebærer tabt omsætning.

3. Tidsforsinkelser

– I forhold til de tidligere udgaver er forsinket fakturering en irriterende, men almindelig begivenhed. I denne situation kræves præcision og ikke kun en dyd. Du kan bevise din pålidelighed og tjene dine kunders tillid og samarbejde ved at levere de relevante regninger til kunderne på de rette tidspunkter.

4. Menneskelige fejl

– Tja, i lyset af alle de problemer, vi beskrev med fakturering, burde dette problem være ret tydeligt. Sandsynligheden for fejl er for stor, hvis beregningerne udføres i Excel-regneark eller på papir. Som følge heraf taber du enten penge, hvis du for lavt opkræver, eller også er forbrugeren utilfreds med de ekstra udgifter. Derudover tager dit regnskabspersonale yderligere tid, da dokumentationen skal rettes og omskrives.

5. Varierende kundeaftaler

– Fordi hver forbruger er unik, er du ofte nødt til at tilbyde en skræddersyet tilgang for at vinde dem fra dine rivaler. Dette fører til at tilbyde specifikke priser, lave enestående arrangementer og fremme eksklusive rabatter, men det skaber også kompleksitet, når der produceres personlige regninger.

Sådan forbedrer du din 3PL-fakturerings- og faktureringsstyring:

1. Automatiser dine 3PL-kunders fakturering

Dine 3PL-faktureringsadministrationsoperationer kan blive automatiseret for at eliminere menneskelige interaktioner yderligere. Det næste trin er at udvikle regelsæt til at tillade automatisk 3PL kundefakturering når dine forsendelsessystemer er blevet forbundet, og dine data er blevet samlet og standardiseret i din pakkesporings- og business intelligence (BI) platform.

Ikke alle 3PL'er er identiske med hensyn til faktureringsadministration og faktureringsprocedurer. Hvert selskab vil have forskellige transportører, prisplaner, kundeaftaler og rabatter på grund af deres unikke forretningskrav, hvilket øger kompleksiteten af ​​kundefaktureringsprocessen.

Det er derfor, det er afgørende at have et logistisk analyseværktøj, der er i stand til at håndtere et uendeligt antal regelsæt og hurtigt analysere millioner af poster.

Ved at integrere deres forskellige forretningssystemer kan 3PL'er måske bedre udnytte deres logistiske analyseværktøj til at generere kundefakturaer og effektivt håndtere betalinger ved automatisk at skubbe data tilbage i målsystemet.

2. Saml din forsendelsesteknologistak.

Komplet systemintegration gennem hele din teknologiske stak for pakkeforsendelse er det første skridt til at forbedre 3PL-pakkeanalyse og faktureringsprocesser. For at udnytte forretningskritiske data skal hvert system, du bruger til at levere pakker, være linket og levere data til din pakkeanalyse og BI-platform.

Brug af et solidt pakkeanalysesystem, der giver en enkelt kilde til sandhed og tillader datadrevet beslutningstagning ved at kortlægge datafelter og regelmæssigt importere komplette forsendelsesdata.

Samling og standardisering af dine data er den næste fase i integrationen af ​​pakkeleveringsteknologistakken. Felt- eller kolonnenavne i data, der er gemt i TMS, WMS, OMS og transportørsystemer, stemmer ofte ikke overens. Et kontonavn i én fil kan omtales som et kundenavn i en anden. Medmindre du bruger en løsning, der kan normalisere dataene ved import, vil ikke-standardiserede felter på tværs af dataene forårsage enorme udfordringer med forståelse og analyse.

Det er afgørende at vælge pakkeanalyse- og business intelligence-platform, der kan acceptere data i forskellige former og ændre disse data automatisk under import.

Traditionelle pakkeanalyseteknologier har ofte brug for et stift dataimportformat, som placerer ansvaret for at opdatere disse data manuelt på en menneskelig ressource. De mindste virksomheder finder dette ineffektivt og tidskrævende, men for betydelige afsendere og 3PL'er skaber menneskelige grænseflader hurtigt flaskehalse og vanskeligheder på tværs af forsendelsessystemet. For at øge produktiviteten og mindske menneskelige berøringspunkter skal du sørge for at bruge et stykke avanceret analyse, der kan indlæse data fra forskellige kilder og formater.

Fordele ved at bruge 3PL Billing og Invoicing

En 3PL leverandør kan bruges med flere fordele. Den største fordel er, at du ved at outsource disse operationer kan koncentrere dig om at øge din virksomheds salg, marketing og produktlinje. Du har yderligere ressourcer og tid efter at have outsourcet 3PL. Her er et par andre fordele:

1. Forbedre kundeoplevelsen ved at opfylde deres forventninger til almindelige leveringer næste dag eller samme dag. Fordi du har adgang til 3PL's omfattende distributionsnetværk, kan du levere hurtig levering uanset hvor ordren sendes.
2. Spar penge på udgifter. Uden at betjene din egen plads og dine medarbejdere kan det resultere i betydelige omkostningsbesparelser, når det kommer til opbevaring. Derudover kan firmaer, der tilbyder effektiv lagerprognose, hjælpe dig med at maksimere dine lagerbeholdninger og reducere udgifterne til at holde varer ved hånden.
3. Rampe op eller ned, når det er nødvendigt. Efterspørgslen varierer i løbet af året for de fleste virksomheder. Du kan kontrollere toppe og lavpunkter mere effektivt ved at bruge en 3PL i stedet for at foretage unødvendige kapitaltilsagn.